Архіви в Україні кінця 18-19 ст

 Адміністративні зміни кінця 18-19 ст. та утворення нових архівів

Зміни в адміністративному управлінні українськими територіями впливали на долю архівних фондів. Архіви ліквідованих установ надходили у розпорядження нових адміністративно-територіальних органів.

Так, архів колишньої Малоросійської колегії було передано до Чернігівського губернського правління. В архіві Київського губернського правління зосереджувалися в різний час архівні документи Київського магістрату, справи Малоросійської колегії, архіви полкових канцелярій і судів. У Катеринославському губернському архіві було об'єднано архіви колишніх Новоросійської і Азовської губернських канцелярій (1764-1784 рр.) Катеринославського намісництва (1784-1796 рр.), другої Новоросійської губернії (1797-1802 рр.), генерал-губернаторських канцелярій, фортеці Святого Димитрія. На Правобережжі архіви губернських правлінь поповнювалися справами колишніх воєводських канцелярій, а казенні палати – вотчинними документами і грамотами монастирів. У 20-х роках 19 ст. в архіві старих справ Київської казенної палати в льохах та підвалах псувалися важливі матеріали, які потрапили туди після ліквідації монастирських вотчин. Великий за обсягом архів утворився при Полтавській казенній палаті, де зберігалися справи про монастирське землеволодіння, матеріали Рум'янцевського опису, документи Гадяцької полкової канцелярії.

Від 12 червня 1870 р. в містах створювали нові органи самоуправління – Міські думи (розпорядчі органи) та Міські управи (виконавчі органи), функціонування яких призвело до створення архівів. В архівах міських дум і управ зберігалися документи про права і привілеї міст.

Документи місцевих дореформених установ в Україні, які перетворилися на історичні матеріали, почали передавати до історичних відомчих архівів у Росії. 

Порядкування у відомчих канцеляріях та архівах. Поточне діловодство і архіви. Нищення архівних матеріалів

Архіви губернських правлінь, казенних і судових палат зростали швидкими темпами не лише за рахунок документів ліквідованих установ, а й в результаті власного діловодства. У 19 ст. поточне діловодство канцелярій було відокремлене від архівів. Канцелярії впорядковували документи, формували справи, надавали їм заголовки. В архіві справи зберігали у в'язках, у шафах, на полицях. На обкладинці справи проставляли номери шафи, полиці, в'язки. 

В архівах, переповнених старими справами, документи зберігалися без належного порядку.

Установи, яким належали архіви, нерідко позбавлялися непотрібних для довідок документів шляхом передання їх до інших установ або прямого знищення.

Для знищення старих архівних справ створювали спеціальні комісії, які узгоджували питання з вищими установами. 

Архівне законодавство і відомчі архіви

На розвиток архівів в Україні у 19 ст. суттєво впливала загальна постановка архівної справи в Російській імперії, законодавство щодо порядкування в архівах. Укази, розпорядження, накази і постанови різних відомств стосувалися усіх сторін архівної справи: концентрації архівного матеріалу, розбиранню і впорядкуванню архівних фондів, правил знищення старих архівних справ, забезпечення зберігання архівних документів та формування історичних архівів.

За указом 1798 р. всі закінчені в різних місцевих інстанціях судові справи в кожній губернії здавалися до архіву губернської судової палати. Указ 1800 р. вимагав “решенные дела” адміністративного характеру передавати до архіву губернського правління, а фінансово-економічні справи зосереджувати у казенній палаті.

Циркуляри та інструкції Міністерства внутрішніх справ передбачали впорядкування архівів судових місць, канцелярій прокурорів і стряпчих (1850 р.), щорічний перегляд справ, яким минуло десять років, та перевірку архівів раз на рік (1852 р.). Перегляд справ мала проводити комісія, утворена з дозволу вищої влади. З 1867 р. такі комісії встановлювалися губернською владою.

Циркуляром від 9 грудня 1852 р. Міністерство внутрішніх справ ввело “Росписание тех родов архивных дел, которые не должны подлежать уничтожению по губернским правленням й уездным присутственным местам”. Воно передбачало 23 категорії таких старих справ. Встановлювалися відповідні категорії і для міських дум та квартирних комісій.

Не залишилися поза увагою уряду архіви ліквідованих установ. 

Упорядкування архівів духовного відомства стало в центрі уваги Святійшого Синоду з середини 18 ст. Крім справ власне цього архіву, комісія приділяла увагу і архівам консисторським. 

У 1873 р. при Міністерстві народної освіти створено “особливу” комісію під головуванням сенатора М. Калачева з представників різних відомств для обговорення питання про влаштування архівів і зберігання в них документів.