Технологія зберігання архівних документів

2. Вимоги до архівних будівель і приміщень архівів

2.2. Будівлі архіву слід розміщувати в місцях, що перебувають поза зонами затоплення або дії ґрунтових вод, а також віддалених від пожежонебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій, автостоянок тощо), від об'єктів, що забруднюють повітря агресивними газами та пилом (підприємств із шкідливими технологіями, ТЕЦ тощо), торгівельних та інших об'єктів, що можуть створити кризову ситуацію в архіві і навколо нього.

2.7. Приміщення для зберігання документів у пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших. 

2.8. У пристосованих для розміщення архівів приміщеннях рекомендується мати систему водяного, парового або повітряного опалення із захисними решітками на батареях і надійною гідроізоляцією стояків і трубопроводів. Не допускається обігрів архівів електричними, газовими та іншими приладами.

3. Вимоги до сховищ

3.1. Сховища повинні бути максимально віддаленими від лабораторних, виробничих, побутових приміщень архіву та не мати з ними спільних вентиляційних каналів. 

3.2. Сховища дозволяється розміщувати у приміщеннях з вікнами або без них. 

3.5. Матеріали, з яких виготовлені покриття стін, підлога та стеля сховища, його обладнання й засоби зберігання документів, не повинні збирати пил, бути його джерелом або виділяти агресивні хімічні речовини.

3.7. Сховища мають бути обладнані контрольно-вимірювальними приладами для контролю за температурою і вологістю повітря, охоронною та пожежною сигналізаціями, засобами автоматичного пожежогасіння, вогнегасниками.

4. Вимоги до засобів зберігання архівних документів

4.1. Сховища мають бути обладнані стаціонарними металевими стелажами. 

4.2. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюються перпендикулярно до стін з вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюються з урахуванням особливостей приміщення і конструкції обладнання.

Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул до зовнішніх стін будівлі та систем опалення.

4.5. Документи розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонних коробках або інших упаковках.

4.6. Кожна одиниця зберігання має бути спочатку вкладена в негерметичну індивідуальну первинну, а після цього - вторинну упаковку. 

5. Вимоги до світлового режиму зберігання архівних документів

5.1. Освітлення приміщень архівів здійснюється лампами розжарювання в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею. 

5.2. У сховищах та інших приміщеннях, де проводиться робота з документами, природне освітлення допускається за умови обов'язкового захисту документів від прямого попадання сонячних променів. 

6. Вимоги до температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів

6.1. Температура та відносна вологість повітря в приміщеннях сховищ, обладнаних устаткуванням для кондиціювання повітря, мають відповідати нормам, зазначеним у таблиці.

ВИД ДОКУМЕНТА	ТЕМПЕРАТУРА, °С		ВІДНОСНА ВОЛОГІСТЬ ПОВІТРЯ, %
ДОКУМЕНТИ З ПАПЕРОВОЮ ОСНОВОЮ	17-19		50-55
КІНОДОКУМЕНТИ	чорно-білі	кольорові
- на плівці з триацетатною основою	+ 12	- 5
ФОТОДОКУМЕНТИ: - на плівці з триацетатною основою - на плівці з лавсановою основою - фотопластини (скло) - позитиви (фотопапір)	15 - 20 15 - 20 15 - 20 15 - 20	- 5 ± 2 - 5 ± 2 - +2 - +4	40 - 50 40 - 50 40 - 50 40 - 50
ФОНОДОКУМЕНТИ: - на магнітній плівці - граморигінали - грамплатівки	+18 ± 2 +18 ± 2 +18 ± 2		60 ± 5 60 ± 5 60 ± 5
ВІДЕОДОКУМЕНТИ	18 ± 2		60 ± 5
СТРАХОВИЙ ФОНД І ФОНД КОРИСТУВАННЯ: - документів з паперовою основою (мікрофільми) - кінофотодокументів - фонодокументів	+12 +12 18 ± 2		50 ± 5 50 ± 5 60 ± 5

7. Вимоги до санітарно-гігієнічного режиму зберігання архівних документів

7.1. Приміщення сховищ мають утримуватися в зразковому порядку та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

7.2. Повітря, що надходить до приміщень сховищ має бути очищеним від пилу. 

7.7. У разі виявлення у сховищі біологічних шкідників, слід вжити термінових заходів щодо оброблення документів, засобів зберігання та приміщень.

7.8. Уражені пліснявою та комахами документи мають бути ізольовані та піддані дезінфекції чи дезінсекції. Для ізоляції документи слід загорнути в папір або плівку та розмістити в окремому приміщенні (ізоляторі).

8. Вимоги до протипожежного режиму зберігання архівних документів

8.1. Будівлі архівів обладнуються протипожежним водопостачанням. 

8.2. Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. 

8.5. У сховищах забороняється:

• паління;
• застосування нагрівальних електроприладів.