Комплектування архівів

Комплектування архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його фондів профільними для нього документами державних органів, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також громадян та їхніх об'єднань на всіх можливих носіях, що мають наукову, історико-культурну цінність.

Метою комплектування є створення повноцінної джерельної бази з історії країни, регіону, а відомчого архіву –організацій його системи. Воно охоплює такі питання:

– визначення конкретних джерел комплектування та їхній розподіл між відповідними архівами;

– визначення складу документів, що підлягають переданню на зберігання;

– науково-технічне опрацювання документів з метою підготовки їх для дальшого зберігання;

– безпосередній прийом-передавання документів до архіву.

Архіви установ і організацій (близько 40 тис.) є найчисленнішими джерелами комплектування державних архівів. 

Завданнями державного архіву є комплектування документами від усіх установ і організацій його профілю і у визначені терміни, укладання необхідного науково-довідкового апарату та створення умов для всебічного використання наявної в ньому джерельної бази.

Відомчий архів комплектують усіма видами документів на всіх можливих носіях.

Під час комплектування дотримуються певних принципів, насамперед, неподільності архівних фондів та їхніх комплексів.

Безпосередня організація комплектування архіву починається з визначення джерел його комплектування – укладання списків установ, організацій і підприємств, документи яких підлягають (список № 1) і не підлягають (список № 2) переданню на зберігання. До списку № 1 відносяться установи і організації так званого вибіркового приймання. 

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Головархів України покладено функції контролю щодо організації цієї роботи. Комплектування державних архівів здійснюється планово, у зв'язку з чим щорічно укладаються списки установ і організацій, документи яких підлягають прийняттю, з зазначенням кількості справ та їх крайніх дат. 

Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву. Для архівів зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2-3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. 

Безпосереднє приймання-передавання документів здійснює завідувач відомчим архівом чи відповідальна за архів особа та представник державного архіву.