Архівне описування

Архівне описування - це процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання і відтворення в описовій статті характеристик документа.

Дефініцію архівного описування складають:

1. Обєкт описування
2. Елементи описання
3. Описова стаття

Групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об'єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницею описування.

Основні одиниці описування:

1. Архівний фонд - комплекс документів, історично і логічно повязаних між собою, що утворилися в результаті діяльності певної установи, організації, підприємства чи окремої особи. Основна одиниця обліку документів НАФ.
2. Одиниця зберігання - документ чи сукупність документів, що мають самостійне значення, їх відокремлення.
3. Одиниця обліку - за вимір кількості архівних документів.
4. Документ

Водночас об'єктом, тобто одиницею описування, можуть бути окремий документ, група документів, група справ, декілька архівних фондів, архівосховище в цілому і навіть їхня група.

Відомості про об'єкт описування як засоби інформування про архівні документи та інформаційно-пошукові ознаки, необхідні для його репрезентації та ідентифікації, називають елементами описання (наприклад, заголовок, порядковий номер фонду /справи, дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг та розміри тощо). Інформаційні характеристики мають завдання полегшити пошук і віднайдення необхідного матеріалу.

Описову статтю становлять елементи описання, що містять характеристику складу та змісту одиниці описування у сукупності.

Є такі елементи описання:

1. Заголовок справи
2. Шифр
3. Анотація
4. Визначення оригінальності чи копійності
5. Спосіб відтворення
6. Зовнішні особливості
7. Назва фонду
8. Діловодний номер
9. Кількість аркушів